關于印發(fā)《海鹽縣物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證實施細則》的通知

各相關部門（單位），各鎮(zhèn)（街道），各房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)、業(yè)主委員會、物業(yè)服務企業(yè)：

為規(guī)范物業(yè)承接查驗行為，加強對物業(yè)共有部分、共有設施設備的管理，維護業(yè)主的合法權益，根據(jù)《物業(yè)承接查驗辦法》《浙江省物業(yè)項目承接驗收管理辦法（試行）》《嘉興市物業(yè)承接查驗示范步驟》等規(guī)定，結合海鹽縣實際，制定了《海鹽縣物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證實施細則》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請結合工作實際，抓好貫徹落實。

                                                                                                              海鹽縣司法局         海鹽縣住房和城鄉(xiāng)建設局 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    2024年8月30日

海鹽縣物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證實施細則

為進一步強化公證法律服務在新建住宅項目開發(fā)建設管理，完善各項配套設施建設等方面的覆蓋，有效控制物業(yè)承接查驗活動中的風險，避免因房屋質(zhì)量問題或開發(fā)建設遺留問題而導致的后續(xù)糾紛，促使物業(yè)承接查驗流程更加規(guī)范化、法治化、精細化。根據(jù)《中華人民共和國民法典》、《中華人民共和國公證法》等法律法規(guī)以及中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設部《關于印發(fā)<物業(yè)承接查驗辦法>的通知》（建房〔2010〕165號）、《浙江省物業(yè)項目承接驗收管理辦法（試行）》（浙建房〔2009〕97號）、《嘉興市建委關于印發(fā)嘉興市物業(yè)承接查驗示范步驟、嘉興市物業(yè)承接查驗協(xié)議（示范文本）的通知》（嘉建〔2017〕6號）等文件精神，制定本細則。

一、物業(yè)承接查驗的分類

（一）依照建筑類型區(qū)分

居住建筑的承接查驗:前期物業(yè)服務人代表全體業(yè)主與建設單位共同對住宅、宿舍等類型建筑的共有部分、共用設施設備進行檢查和驗收。

公共建筑的承接查驗:前期物業(yè)服務人代表全體業(yè)主與建設單位共同對商業(yè)、辦公、酒店、工業(yè)等類型建筑的共有部分、共用設施設備進行檢查和驗收。

（二）依照物業(yè)管理狀態(tài)區(qū)分

新建物業(yè)的承接查驗:建設單位將物業(yè)服務項目移交前期物業(yè)服務人之前，前期物業(yè)服務人代表全體業(yè)主與建設單位共同對物業(yè)的共有部分、共用設施設備進行檢查和驗收。

物業(yè)管理機構更迭時的承接查驗:新選聘的物業(yè)服務人進入物業(yè)管理區(qū)域之前，與業(yè)主/業(yè)主委員會或者代行業(yè)主委員會職責的其他機構共同對物業(yè)的共有部分、共用設施設備進行的檢查和驗收。    

二、物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證（以下簡稱“公證”）

公證機構可依申請按照法律法規(guī)及具體規(guī)范性文件的規(guī)定對查驗雙方進行圖紙資料的移交以及共有部分、共有設施設備實地檢查和驗收的過程通過錄音錄像等方式進行保全證據(jù)。

物業(yè)承接查驗鼓勵邀請物業(yè)所在街道（鎮(zhèn)）、社區(qū)（村）參加，也可以聘請相關專業(yè)機構協(xié)助進行。物業(yè)承接查驗的過程和結果可以公證。

三、特殊情形

物業(yè)服務人已入駐的，公證機構僅對已移交的資料和共有部分、共有設施設備的現(xiàn)狀進行保全證據(jù)。

四、承接查驗主體

（一） 承接新建物業(yè)

1.交驗方：物業(yè)的建設單位

2.接管方：物業(yè)服務人

（二） 物業(yè)管理機構更迭

1.交驗方：業(yè)主或業(yè)主委員會

2.接管方：新選聘的物業(yè)服務人

五、基本要求

（一）設備要求

1.辦理前，公證人員應對拍照、攝像的電子設備（手機、數(shù)碼攝像機等）進行檢查，確保設備能夠正常使用，并具備充足的電量和存儲容量。

2.做好應急準備，攜帶電子設備所需的充電器、移動電源、備用電池等。

3.公證人員事先應做到能夠熟練操作拍照、攝像電子設備。

（二）辦理要求

1.公證處應當在物業(yè)承接查驗開始前3個工作日，告知承接查驗申請雙方相關書面材料要求及物業(yè)承接查驗人員要求。

 2.公證人員辦理物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證，應當根據(jù)被保全對象的不同特點，采取勘測、拍照、攝像等方式進行證據(jù)保全。

 3.應當制作工作記錄，記明保全時間、地點、記錄人、公證人員、查驗人員、以及其它應當記明的事項;工作記錄應當由查驗人員、公證人員簽名;相關人員拒絕簽名的，公證員應在記錄中記明。

六、公證申請與受理

（一）材料要求

 1.建設單位需提交的材料

（1）營業(yè)執(zhí)照復印件；

（2）法定代表人身份證復印件；

（3）授權委托書；

（4）代理人身份證原件。

 2.物業(yè)服務人需提交的材料

（1）營業(yè)執(zhí)照復印件；

（2）法定代表人/負責人身份證復印件；

 （3）授權委托書（若物業(yè)服務企業(yè)性質(zhì)為分公司的，需總公司出具授權委托書）；

（4）代理人身份證原件。

3.其它資料

 （1）建設工程竣工驗收備案表；

 （2）商品房買賣合同（備案的格式合同）；

 （3）臨時管理規(guī)約；

 （4）前期物業(yè)服務中標通知書；

 （5）前期物業(yè)管理服務合同及備案表；

 （6）地名命名批復。

（二）操作流程

1.申請

建設單位（法定代表人或代理人）與物業(yè)服務人（法定代表人或代理人）攜帶上述材料，共同向海鹽縣公證處提出物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證申請。

2.受理

公證員對證明材料審查完成后進行受理，并對申請人制作相應詢問筆錄，明確物業(yè)項目、物業(yè)承接查驗的主體、地點、時間、保全方法等內(nèi)容。雙方共同簽署申請表、受理單、告知書、詢問筆錄等相關法律文書。

公證員對上述材料進行審查，缺少證明材料的，且缺少的證明材料屬于輔助材料并不影響公證事項受理的，可先行受理，并在公證員要求的期限內(nèi)進行材料補充。

3.注意事項

建設單位和物業(yè)服務人應于物業(yè)交付使用15日前，完成對物業(yè)共用部位、共用設施設備的承接查驗及保全證據(jù)公證。  

七、保全證據(jù)公證辦理

（一）資料移交階段

1.資料要求

在辦理物業(yè)承接查驗手續(xù)時，建設單位應向承接的物業(yè)服務人移交下列資料：

(1)竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，分幢分層平面圖和套型圖，物業(yè)區(qū)域內(nèi)道路、地下停車庫、配套設施、地下管網(wǎng)竣工圖等竣工驗收資料，規(guī)劃、消防、環(huán)保等主管部門出具的認可或者準許使用文件，并經(jīng)屬地建設(物業(yè))主管部門備案;

(2)設施設備的清單及其安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術資料;

(3)給水、供電、燃氣、通信、有線電視等準許使用文件；

(4)綠化竣工圖及施工、養(yǎng)護合同;

(5)分戶質(zhì)量驗收資料;

(6)電梯、電子監(jiān)控等設施準許使用文件;

(7)物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件;

(8)業(yè)主名冊和物業(yè)清單;

(9)有關代管的物業(yè)管理的款項及其他應當移交的票據(jù)和賬冊;

(10)物業(yè)管理所必需的其他資料;

(11)法律、法規(guī)所規(guī)定的其他應提供的資料。

2.操作流程

（1）人員要求

至少有2名以上公證人員（其中至少有1名公證員）在場對資料進行清點并對移交過程進行保全證據(jù)。

（2）辦理流程

公證員對照資料清單對現(xiàn)場資料進行查看，是否存在缺漏。資料無誤后開始現(xiàn)場移交。

由交驗方代表和接管方代表按照清單順序?qū)ΜF(xiàn)場資料進行清點和移交。公證員在旁跟隨逐一對照清單，確認資料完備。1名公證人員負責對資料移交過程進行拍攝。

3.注意事項

物業(yè)服務人應當在前期物業(yè)服務合同終止時將上述資料移交給業(yè)主委員會。

未能全部移交上述所列資料的，建設單位應當列出未移交資料的詳細清單，并書面承諾補交的具體時限。

（二）現(xiàn)場查驗階段

物業(yè)服務人接管物業(yè)時，應當對物業(yè)共用設備設施、物業(yè)共用部位、物業(yè)服務用房、設備設施用房等業(yè)主共有財產(chǎn)及相關場地、相關資料等進行查驗，作相應記錄。

 1.查驗部分

（1）共有部分:一般包括建筑物的基礎、承重墻體、柱、梁、樓板、屋頂以及外墻、門廳、樓梯間、走廊、樓道、扶手、護欄、電梯井道、架空層及設備間等;

（2）共有設備:一般包括電梯、水泵、水箱、避雷設施、消防設備、樓道燈、發(fā)電機、變配電設備、給排水管線、電線及空調(diào)設備等;

（3）共有設施:一般包括道路、綠地、人造景觀、圍墻、大門、信報箱、宣傳欄、路燈、排水溝、渠、池、污水井、化糞池、垃圾容器、污水處理設施、機動車(非機動車)停車設施、休閑娛樂設施、消防設施、安防監(jiān)控設施、人防設施、垃圾轉(zhuǎn)運設施以及物業(yè)服務用房等。

（4）其他需要查驗的共有部分、共有設施設備。

2.抽樣規(guī)則

優(yōu)先選擇有消防水箱的建筑物進行查驗。

   3.操作流程

（1）人員要求

至少有2名以上公證人員（其中至少有1名公證員）在場對現(xiàn)場共有設施、共有設備、共用部位的查驗過程進行保全證據(jù)。

現(xiàn)場查驗過程可以邀請屬地鎮(zhèn)（街道）、社區(qū)、物業(yè)主管部門、業(yè)主委員會（尚未成立的除外）、業(yè)主代表參加。

（2）辦理流程

交驗方、接管方工作人員以及專業(yè)技術人員逐一對查驗部分進行核對、觀察、使用、檢測和試驗。公證人員通過數(shù)碼攝像機對上述過程進行全面拍攝并固定現(xiàn)狀。

公證人員應當就查驗過程形成現(xiàn)場記錄，包括查驗時間、項目名稱、參與人員、保全過程等內(nèi)容，現(xiàn)場查驗結束后由查驗人員進行簽字確認。

（三）注意事項

現(xiàn)場查驗應當綜合運用核對、觀察、使用、檢測和試驗等方法，重點查驗物業(yè)共有部分、共有設施設備按規(guī)劃設計配置的標準、數(shù)量、外觀質(zhì)量和使用功能。

查驗結果應由物業(yè)承接相關各方當場確認。對于承接查驗中發(fā)現(xiàn)的問題進行分類整理，提交給建設單位，由雙方協(xié)商約定具體的處理辦法和時間。處理完畢后，公證機構依申請對整改項目再次查驗的過程進行保全證據(jù)。

（四）簽署物業(yè)承接查驗協(xié)議

承接查驗過程中未出現(xiàn)不合格情況，已符合移交條件的，且交驗方和接管方對前期編寫的物業(yè)承接查驗協(xié)議無異議的，雙方在公證員面前正式簽署物業(yè)承接查驗協(xié)議。  

建設單位和物業(yè)服務人編寫物業(yè)承接查驗協(xié)議應當對物業(yè)承接查驗基本情況、存在問題、解決方法及其時限、雙方權利義務、違約責任等事項作出明確約定。

物業(yè)承接查驗協(xié)議的基本格式和內(nèi)容應當參照《嘉興市物業(yè)承接查驗協(xié)議（示范文本）》，根據(jù)物業(yè)的實際情況編寫。

公證機構應對物業(yè)承接查驗協(xié)議內(nèi)容的真實、合法、充分進行審查。

八、出具公證書

現(xiàn)場保全完成后，公證處應在15個工作日內(nèi)出具公證書。

公證機構現(xiàn)場保全獲取的錄音錄像，后續(xù)應刻錄光盤進行備份存儲。

查驗雙方簽署的物業(yè)承接查驗協(xié)議應與刻錄的光盤一同附于公證書之后。

因不可抗力、補充證明材料或者需要重新查驗的，所需時間不計算在前款規(guī)定的期限內(nèi)，并應當及時告知當事人。

公證機構應及時通知當事人或其委托代理人領取公證書，可根據(jù)當事人要求通過郵寄、直接送達等方式發(fā)送公證書。

九、公示階段

查驗雙方應當將物業(yè)承接查驗情況書面（公示）告知業(yè)主，即在小區(qū)顯眼位置公告欄進行張貼滿7日，使用水印相機拍照留存，并上傳至海納電子數(shù)據(jù)存證平臺進行存證。  

十、備案階段

查驗雙方應于承接查驗合格物業(yè)交接后30日內(nèi)，向建設（物業(yè)）主管部門提交物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證書，辦理備案手續(xù)。

本細則自2024年9月30日起施行。

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