關(guān)于印發(fā)《海鹽縣物業(yè)承接查驗(yàn)保全證據(jù)公證實(shí)施細(xì)則》的通知

各相關(guān)部門(mén)（單位），各鎮(zhèn)（街道），各房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)、業(yè)主委員會(huì)、物業(yè)服務(wù)企業(yè)：

為規(guī)范物業(yè)承接查驗(yàn)行為，加強(qiáng)對(duì)物業(yè)共有部分、共有設(shè)施設(shè)備的管理，維護(hù)業(yè)主的合法權(quán)益，根據(jù)《物業(yè)承接查驗(yàn)辦法》《浙江省物業(yè)項(xiàng)目承接驗(yàn)收管理辦法（試行）》《嘉興市物業(yè)承接查驗(yàn)示范步驟》等規(guī)定，結(jié)合海鹽縣實(shí)際，制定了《海鹽縣物業(yè)承接查驗(yàn)保全證據(jù)公證實(shí)施細(xì)則》。現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合工作實(shí)際，抓好貫徹落實(shí)。

                                                                                                              海鹽縣司法局         海鹽縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    2024年8月30日

海鹽縣物業(yè)承接查驗(yàn)保全證據(jù)公證實(shí)施細(xì)則

為進(jìn)一步強(qiáng)化公證法律服務(wù)在新建住宅項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)管理，完善各項(xiàng)配套設(shè)施建設(shè)等方面的覆蓋，有效控制物業(yè)承接查驗(yàn)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)，避免因房屋質(zhì)量問(wèn)題或開(kāi)發(fā)建設(shè)遺留問(wèn)題而導(dǎo)致的后續(xù)糾紛，促使物業(yè)承接查驗(yàn)流程更加規(guī)范化、法治化、精細(xì)化。根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》、《中華人民共和國(guó)公證法》等法律法規(guī)以及中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部《關(guān)于印發(fā)<物業(yè)承接查驗(yàn)辦法>的通知》（建房〔2010〕165號(hào)）、《浙江省物業(yè)項(xiàng)目承接驗(yàn)收管理辦法（試行）》（浙建房〔2009〕97號(hào)）、《嘉興市建委關(guān)于印發(fā)嘉興市物業(yè)承接查驗(yàn)示范步驟、嘉興市物業(yè)承接查驗(yàn)協(xié)議（示范文本）的通知》（嘉建〔2017〕6號(hào)）等文件精神，制定本細(xì)則。

一、物業(yè)承接查驗(yàn)的分類(lèi)

（一）依照建筑類(lèi)型區(qū)分

居住建筑的承接查驗(yàn):前期物業(yè)服務(wù)人代表全體業(yè)主與建設(shè)單位共同對(duì)住宅、宿舍等類(lèi)型建筑的共有部分、共用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。

公共建筑的承接查驗(yàn):前期物業(yè)服務(wù)人代表全體業(yè)主與建設(shè)單位共同對(duì)商業(yè)、辦公、酒店、工業(yè)等類(lèi)型建筑的共有部分、共用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。

（二）依照物業(yè)管理狀態(tài)區(qū)分

新建物業(yè)的承接查驗(yàn):建設(shè)單位將物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目移交前期物業(yè)服務(wù)人之前，前期物業(yè)服務(wù)人代表全體業(yè)主與建設(shè)單位共同對(duì)物業(yè)的共有部分、共用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。

物業(yè)管理機(jī)構(gòu)更迭時(shí)的承接查驗(yàn):新選聘的物業(yè)服務(wù)人進(jìn)入物業(yè)管理區(qū)域之前，與業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)或者代行業(yè)主委員會(huì)職責(zé)的其他機(jī)構(gòu)共同對(duì)物業(yè)的共有部分、共用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行的檢查和驗(yàn)收。    

二、物業(yè)承接查驗(yàn)保全證據(jù)公證（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公證”）

公證機(jī)構(gòu)可依申請(qǐng)按照法律法規(guī)及具體規(guī)范性文件的規(guī)定對(duì)查驗(yàn)雙方進(jìn)行圖紙資料的移交以及共有部分、共有設(shè)施設(shè)備實(shí)地檢查和驗(yàn)收的過(guò)程通過(guò)錄音錄像等方式進(jìn)行保全證據(jù)。

物業(yè)承接查驗(yàn)鼓勵(lì)邀請(qǐng)物業(yè)所在街道（鎮(zhèn)）、社區(qū)（村）參加，也可以聘請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助進(jìn)行。物業(yè)承接查驗(yàn)的過(guò)程和結(jié)果可以公證。

三、特殊情形

物業(yè)服務(wù)人已入駐的，公證機(jī)構(gòu)僅對(duì)已移交的資料和共有部分、共有設(shè)施設(shè)備的現(xiàn)狀進(jìn)行保全證據(jù)。

四、承接查驗(yàn)主體

（一） 承接新建物業(yè)

1.交驗(yàn)方：物業(yè)的建設(shè)單位

2.接管方：物業(yè)服務(wù)人

（二） 物業(yè)管理機(jī)構(gòu)更迭

1.交驗(yàn)方：業(yè)主或業(yè)主委員會(huì)

2.接管方：新選聘的物業(yè)服務(wù)人

五、基本要求

（一）設(shè)備要求

1.辦理前，公證人員應(yīng)對(duì)拍照、攝像的電子設(shè)備（手機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等）進(jìn)行檢查，確保設(shè)備能夠正常使用，并具備充足的電量和存儲(chǔ)容量。

2.做好應(yīng)急準(zhǔn)備，攜帶電子設(shè)備所需的充電器、移動(dòng)電源、備用電池等。

3.公證人員事先應(yīng)做到能夠熟練操作拍照、攝像電子設(shè)備。

（二）辦理要求

1.公證處應(yīng)當(dāng)在物業(yè)承接查驗(yàn)開(kāi)始前3個(gè)工作日，告知承接查驗(yàn)申請(qǐng)雙方相關(guān)書(shū)面材料要求及物業(yè)承接查驗(yàn)人員要求。

 2.公證人員辦理物業(yè)承接查驗(yàn)保全證據(jù)公證，應(yīng)當(dāng)根據(jù)被保全對(duì)象的不同特點(diǎn)，采取勘測(cè)、拍照、攝像等方式進(jìn)行證據(jù)保全。

 3.應(yīng)當(dāng)制作工作記錄，記明保全時(shí)間、地點(diǎn)、記錄人、公證人員、查驗(yàn)人員、以及其它應(yīng)當(dāng)記明的事項(xiàng);工作記錄應(yīng)當(dāng)由查驗(yàn)人員、公證人員簽名;相關(guān)人員拒絕簽名的，公證員應(yīng)在記錄中記明。

六、公證申請(qǐng)與受理

（一）材料要求

 1.建設(shè)單位需提交的材料

（1）營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；

（2）法定代表人身份證復(fù)印件；

（3）授權(quán)委托書(shū)；

（4）代理人身份證原件。

 2.物業(yè)服務(wù)人需提交的材料

（1）營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；

（2）法定代表人/負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件；

 （3）授權(quán)委托書(shū)（若物業(yè)服務(wù)企業(yè)性質(zhì)為分公司的，需總公司出具授權(quán)委托書(shū)）；

（4）代理人身份證原件。

3.其它資料

 （1）建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表；

 （2）商品房買(mǎi)賣(mài)合同（備案的格式合同）；

 （3）臨時(shí)管理規(guī)約；

 （4）前期物業(yè)服務(wù)中標(biāo)通知書(shū)；

 （5）前期物業(yè)管理服務(wù)合同及備案表；

 （6）地名命名批復(fù)。

（二）操作流程

1.申請(qǐng)

建設(shè)單位（法定代表人或代理人）與物業(yè)服務(wù)人（法定代表人或代理人）攜帶上述材料，共同向海鹽縣公證處提出物業(yè)承接查驗(yàn)保全證據(jù)公證申請(qǐng)。

2.受理

公證員對(duì)證明材料審查完成后進(jìn)行受理，并對(duì)申請(qǐng)人制作相應(yīng)詢(xún)問(wèn)筆錄，明確物業(yè)項(xiàng)目、物業(yè)承接查驗(yàn)的主體、地點(diǎn)、時(shí)間、保全方法等內(nèi)容。雙方共同簽署申請(qǐng)表、受理單、告知書(shū)、詢(xún)問(wèn)筆錄等相關(guān)法律文書(shū)。

公證員對(duì)上述材料進(jìn)行審查，缺少證明材料的，且缺少的證明材料屬于輔助材料并不影響公證事項(xiàng)受理的，可先行受理，并在公證員要求的期限內(nèi)進(jìn)行材料補(bǔ)充。

3.注意事項(xiàng)

建設(shè)單位和物業(yè)服務(wù)人應(yīng)于物業(yè)交付使用15日前，完成對(duì)物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的承接查驗(yàn)及保全證據(jù)公證。  

七、保全證據(jù)公證辦理

（一）資料移交階段

1.資料要求

在辦理物業(yè)承接查驗(yàn)手續(xù)時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)向承接的物業(yè)服務(wù)人移交下列資料：

(1)竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，分幢分層平面圖和套型圖，物業(yè)區(qū)域內(nèi)道路、地下停車(chē)庫(kù)、配套設(shè)施、地下管網(wǎng)竣工圖等竣工驗(yàn)收資料，規(guī)劃、消防、環(huán)保等主管部門(mén)出具的認(rèn)可或者準(zhǔn)許使用文件，并經(jīng)屬地建設(shè)(物業(yè))主管部門(mén)備案;

(2)設(shè)施設(shè)備的清單及其安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料;

(3)給水、供電、燃?xì)狻⑼ㄐ?、有線(xiàn)電視等準(zhǔn)許使用文件；

(4)綠化竣工圖及施工、養(yǎng)護(hù)合同;

(5)分戶(hù)質(zhì)量驗(yàn)收資料;

(6)電梯、電子監(jiān)控等設(shè)施準(zhǔn)許使用文件;

(7)物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說(shuō)明文件;

(8)業(yè)主名冊(cè)和物業(yè)清單;

(9)有關(guān)代管的物業(yè)管理的款項(xiàng)及其他應(yīng)當(dāng)移交的票據(jù)和賬冊(cè);

(10)物業(yè)管理所必需的其他資料;

(11)法律、法規(guī)所規(guī)定的其他應(yīng)提供的資料。

2.操作流程

（1）人員要求

至少有2名以上公證人員（其中至少有1名公證員）在場(chǎng)對(duì)資料進(jìn)行清點(diǎn)并對(duì)移交過(guò)程進(jìn)行保全證據(jù)。

（2）辦理流程

公證員對(duì)照資料清單對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料進(jìn)行查看，是否存在缺漏。資料無(wú)誤后開(kāi)始現(xiàn)場(chǎng)移交。

由交驗(yàn)方代表和接管方代表按照清單順序?qū)ΜF(xiàn)場(chǎng)資料進(jìn)行清點(diǎn)和移交。公證員在旁跟隨逐一對(duì)照清單，確認(rèn)資料完備。1名公證人員負(fù)責(zé)對(duì)資料移交過(guò)程進(jìn)行拍攝。

3.注意事項(xiàng)

物業(yè)服務(wù)人應(yīng)當(dāng)在前期物業(yè)服務(wù)合同終止時(shí)將上述資料移交給業(yè)主委員會(huì)。

未能全部移交上述所列資料的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)列出未移交資料的詳細(xì)清單，并書(shū)面承諾補(bǔ)交的具體時(shí)限。

（二）現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)階段

物業(yè)服務(wù)人接管物業(yè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)物業(yè)共用設(shè)備設(shè)施、物業(yè)共用部位、物業(yè)服務(wù)用房、設(shè)備設(shè)施用房等業(yè)主共有財(cái)產(chǎn)及相關(guān)場(chǎng)地、相關(guān)資料等進(jìn)行查驗(yàn)，作相應(yīng)記錄。

 1.查驗(yàn)部分

（1）共有部分:一般包括建筑物的基礎(chǔ)、承重墻體、柱、梁、樓板、屋頂以及外墻、門(mén)廳、樓梯間、走廊、樓道、扶手、護(hù)欄、電梯井道、架空層及設(shè)備間等;

（2）共有設(shè)備:一般包括電梯、水泵、水箱、避雷設(shè)施、消防設(shè)備、樓道燈、發(fā)電機(jī)、變配電設(shè)備、給排水管線(xiàn)、電線(xiàn)及空調(diào)設(shè)備等;

（3）共有設(shè)施:一般包括道路、綠地、人造景觀、圍墻、大門(mén)、信報(bào)箱、宣傳欄、路燈、排水溝、渠、池、污水井、化糞池、垃圾容器、污水處理設(shè)施、機(jī)動(dòng)車(chē)(非機(jī)動(dòng)車(chē))停車(chē)設(shè)施、休閑娛樂(lè)設(shè)施、消防設(shè)施、安防監(jiān)控設(shè)施、人防設(shè)施、垃圾轉(zhuǎn)運(yùn)設(shè)施以及物業(yè)服務(wù)用房等。

（4）其他需要查驗(yàn)的共有部分、共有設(shè)施設(shè)備。

2.抽樣規(guī)則

優(yōu)先選擇有消防水箱的建筑物進(jìn)行查驗(yàn)。

   3.操作流程

（1）人員要求

至少有2名以上公證人員（其中至少有1名公證員）在場(chǎng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)共有設(shè)施、共有設(shè)備、共用部位的查驗(yàn)過(guò)程進(jìn)行保全證據(jù)。

現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)過(guò)程可以邀請(qǐng)屬地鎮(zhèn)（街道）、社區(qū)、物業(yè)主管部門(mén)、業(yè)主委員會(huì)（尚未成立的除外）、業(yè)主代表參加。

（2）辦理流程

交驗(yàn)方、接管方工作人員以及專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員逐一對(duì)查驗(yàn)部分進(jìn)行核對(duì)、觀察、使用、檢測(cè)和試驗(yàn)。公證人員通過(guò)數(shù)碼攝像機(jī)對(duì)上述過(guò)程進(jìn)行全面拍攝并固定現(xiàn)狀。

公證人員應(yīng)當(dāng)就查驗(yàn)過(guò)程形成現(xiàn)場(chǎng)記錄，包括查驗(yàn)時(shí)間、項(xiàng)目名稱(chēng)、參與人員、保全過(guò)程等內(nèi)容，現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)結(jié)束后由查驗(yàn)人員進(jìn)行簽字確認(rèn)。

（三）注意事項(xiàng)

現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)應(yīng)當(dāng)綜合運(yùn)用核對(duì)、觀察、使用、檢測(cè)和試驗(yàn)等方法，重點(diǎn)查驗(yàn)物業(yè)共有部分、共有設(shè)施設(shè)備按規(guī)劃設(shè)計(jì)配置的標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、外觀質(zhì)量和使用功能。

查驗(yàn)結(jié)果應(yīng)由物業(yè)承接相關(guān)各方當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)。對(duì)于承接查驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)整理，提交給建設(shè)單位，由雙方協(xié)商約定具體的處理辦法和時(shí)間。處理完畢后，公證機(jī)構(gòu)依申請(qǐng)對(duì)整改項(xiàng)目再次查驗(yàn)的過(guò)程進(jìn)行保全證據(jù)。

（四）簽署物業(yè)承接查驗(yàn)協(xié)議

承接查驗(yàn)過(guò)程中未出現(xiàn)不合格情況，已符合移交條件的，且交驗(yàn)方和接管方對(duì)前期編寫(xiě)的物業(yè)承接查驗(yàn)協(xié)議無(wú)異議的，雙方在公證員面前正式簽署物業(yè)承接查驗(yàn)協(xié)議。  

建設(shè)單位和物業(yè)服務(wù)人編寫(xiě)物業(yè)承接查驗(yàn)協(xié)議應(yīng)當(dāng)對(duì)物業(yè)承接查驗(yàn)基本情況、存在問(wèn)題、解決方法及其時(shí)限、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等事項(xiàng)作出明確約定。

物業(yè)承接查驗(yàn)協(xié)議的基本格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)參照《嘉興市物業(yè)承接查驗(yàn)協(xié)議（示范文本）》，根據(jù)物業(yè)的實(shí)際情況編寫(xiě)。

公證機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)物業(yè)承接查驗(yàn)協(xié)議內(nèi)容的真實(shí)、合法、充分進(jìn)行審查。

八、出具公證書(shū)

現(xiàn)場(chǎng)保全完成后，公證處應(yīng)在15個(gè)工作日內(nèi)出具公證書(shū)。

公證機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)保全獲取的錄音錄像，后續(xù)應(yīng)刻錄光盤(pán)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。

查驗(yàn)雙方簽署的物業(yè)承接查驗(yàn)協(xié)議應(yīng)與刻錄的光盤(pán)一同附于公證書(shū)之后。

因不可抗力、補(bǔ)充證明材料或者需要重新查驗(yàn)的，所需時(shí)間不計(jì)算在前款規(guī)定的期限內(nèi)，并應(yīng)當(dāng)及時(shí)告知當(dāng)事人。

公證機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)通知當(dāng)事人或其委托代理人領(lǐng)取公證書(shū)，可根據(jù)當(dāng)事人要求通過(guò)郵寄、直接送達(dá)等方式發(fā)送公證書(shū)。

九、公示階段

查驗(yàn)雙方應(yīng)當(dāng)將物業(yè)承接查驗(yàn)情況書(shū)面（公示）告知業(yè)主，即在小區(qū)顯眼位置公告欄進(jìn)行張貼滿(mǎn)7日，使用水印相機(jī)拍照留存，并上傳至海納電子數(shù)據(jù)存證平臺(tái)進(jìn)行存證。  

十、備案階段

查驗(yàn)雙方應(yīng)于承接查驗(yàn)合格物業(yè)交接后30日內(nèi)，向建設(shè)（物業(yè)）主管部門(mén)提交物業(yè)承接查驗(yàn)保全證據(jù)公證書(shū)，辦理備案手續(xù)。

本細(xì)則自2024年9月30日起施行。

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