關(guān)于印發(fā)《海鹽縣物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證實施細則》的通知

各相關(guān)部門（單位），各鎮(zhèn)（街道），各房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)、業(yè)主委員會、物業(yè)服務(wù)企業(yè)：

為規(guī)范物業(yè)承接查驗行為，加強對物業(yè)共有部分、共有設(shè)施設(shè)備的管理，維護業(yè)主的合法權(quán)益，根據(jù)《物業(yè)承接查驗辦法》《浙江省物業(yè)項目承接驗收管理辦法（試行）》《嘉興市物業(yè)承接查驗示范步驟》等規(guī)定，結(jié)合海鹽縣實際，制定了《海鹽縣物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證實施細則》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請結(jié)合工作實際，抓好貫徹落實。

                                                                                                              海鹽縣司法局         海鹽縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    2024年8月30日

海鹽縣物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證實施細則

為進一步強化公證法律服務(wù)在新建住宅項目開發(fā)建設(shè)管理，完善各項配套設(shè)施建設(shè)等方面的覆蓋，有效控制物業(yè)承接查驗活動中的風(fēng)險，避免因房屋質(zhì)量問題或開發(fā)建設(shè)遺留問題而導(dǎo)致的后續(xù)糾紛，促使物業(yè)承接查驗流程更加規(guī)范化、法治化、精細化。根據(jù)《中華人民共和國民法典》、《中華人民共和國公證法》等法律法規(guī)以及中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部《關(guān)于印發(fā)<物業(yè)承接查驗辦法>的通知》（建房〔2010〕165號）、《浙江省物業(yè)項目承接驗收管理辦法（試行）》（浙建房〔2009〕97號）、《嘉興市建委關(guān)于印發(fā)嘉興市物業(yè)承接查驗示范步驟、嘉興市物業(yè)承接查驗協(xié)議（示范文本）的通知》（嘉建〔2017〕6號）等文件精神，制定本細則。

一、物業(yè)承接查驗的分類

（一）依照建筑類型區(qū)分

居住建筑的承接查驗:前期物業(yè)服務(wù)人代表全體業(yè)主與建設(shè)單位共同對住宅、宿舍等類型建筑的共有部分、共用設(shè)施設(shè)備進行檢查和驗收。

公共建筑的承接查驗:前期物業(yè)服務(wù)人代表全體業(yè)主與建設(shè)單位共同對商業(yè)、辦公、酒店、工業(yè)等類型建筑的共有部分、共用設(shè)施設(shè)備進行檢查和驗收。

（二）依照物業(yè)管理狀態(tài)區(qū)分

新建物業(yè)的承接查驗:建設(shè)單位將物業(yè)服務(wù)項目移交前期物業(yè)服務(wù)人之前，前期物業(yè)服務(wù)人代表全體業(yè)主與建設(shè)單位共同對物業(yè)的共有部分、共用設(shè)施設(shè)備進行檢查和驗收。

物業(yè)管理機構(gòu)更迭時的承接查驗:新選聘的物業(yè)服務(wù)人進入物業(yè)管理區(qū)域之前，與業(yè)主/業(yè)主委員會或者代行業(yè)主委員會職責(zé)的其他機構(gòu)共同對物業(yè)的共有部分、共用設(shè)施設(shè)備進行的檢查和驗收。    

二、物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證（以下簡稱“公證”）

公證機構(gòu)可依申請按照法律法規(guī)及具體規(guī)范性文件的規(guī)定對查驗雙方進行圖紙資料的移交以及共有部分、共有設(shè)施設(shè)備實地檢查和驗收的過程通過錄音錄像等方式進行保全證據(jù)。

物業(yè)承接查驗鼓勵邀請物業(yè)所在街道（鎮(zhèn)）、社區(qū)（村）參加，也可以聘請相關(guān)專業(yè)機構(gòu)協(xié)助進行。物業(yè)承接查驗的過程和結(jié)果可以公證。

三、特殊情形

物業(yè)服務(wù)人已入駐的，公證機構(gòu)僅對已移交的資料和共有部分、共有設(shè)施設(shè)備的現(xiàn)狀進行保全證據(jù)。

四、承接查驗主體

（一） 承接新建物業(yè)

1.交驗方：物業(yè)的建設(shè)單位

2.接管方：物業(yè)服務(wù)人

（二） 物業(yè)管理機構(gòu)更迭

1.交驗方：業(yè)主或業(yè)主委員會

2.接管方：新選聘的物業(yè)服務(wù)人

五、基本要求

（一）設(shè)備要求

1.辦理前，公證人員應(yīng)對拍照、攝像的電子設(shè)備（手機、數(shù)碼攝像機等）進行檢查，確保設(shè)備能夠正常使用，并具備充足的電量和存儲容量。

2.做好應(yīng)急準備，攜帶電子設(shè)備所需的充電器、移動電源、備用電池等。

3.公證人員事先應(yīng)做到能夠熟練操作拍照、攝像電子設(shè)備。

（二）辦理要求

1.公證處應(yīng)當(dāng)在物業(yè)承接查驗開始前3個工作日，告知承接查驗申請雙方相關(guān)書面材料要求及物業(yè)承接查驗人員要求。

 2.公證人員辦理物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證，應(yīng)當(dāng)根據(jù)被保全對象的不同特點，采取勘測、拍照、攝像等方式進行證據(jù)保全。

 3.應(yīng)當(dāng)制作工作記錄，記明保全時間、地點、記錄人、公證人員、查驗人員、以及其它應(yīng)當(dāng)記明的事項;工作記錄應(yīng)當(dāng)由查驗人員、公證人員簽名;相關(guān)人員拒絕簽名的，公證員應(yīng)在記錄中記明。

六、公證申請與受理

（一）材料要求

 1.建設(shè)單位需提交的材料

（1）營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；

（2）法定代表人身份證復(fù)印件；

（3）授權(quán)委托書；

（4）代理人身份證原件。

 2.物業(yè)服務(wù)人需提交的材料

（1）營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；

（2）法定代表人/負責(zé)人身份證復(fù)印件；

 （3）授權(quán)委托書（若物業(yè)服務(wù)企業(yè)性質(zhì)為分公司的，需總公司出具授權(quán)委托書）；

（4）代理人身份證原件。

3.其它資料

 （1）建設(shè)工程竣工驗收備案表；

 （2）商品房買賣合同（備案的格式合同）；

 （3）臨時管理規(guī)約；

 （4）前期物業(yè)服務(wù)中標通知書；

 （5）前期物業(yè)管理服務(wù)合同及備案表；

 （6）地名命名批復(fù)。

（二）操作流程

1.申請

建設(shè)單位（法定代表人或代理人）與物業(yè)服務(wù)人（法定代表人或代理人）攜帶上述材料，共同向海鹽縣公證處提出物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證申請。

2.受理

公證員對證明材料審查完成后進行受理，并對申請人制作相應(yīng)詢問筆錄，明確物業(yè)項目、物業(yè)承接查驗的主體、地點、時間、保全方法等內(nèi)容。雙方共同簽署申請表、受理單、告知書、詢問筆錄等相關(guān)法律文書。

公證員對上述材料進行審查，缺少證明材料的，且缺少的證明材料屬于輔助材料并不影響公證事項受理的，可先行受理，并在公證員要求的期限內(nèi)進行材料補充。

3.注意事項

建設(shè)單位和物業(yè)服務(wù)人應(yīng)于物業(yè)交付使用15日前，完成對物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的承接查驗及保全證據(jù)公證。  

七、保全證據(jù)公證辦理

（一）資料移交階段

1.資料要求

在辦理物業(yè)承接查驗手續(xù)時，建設(shè)單位應(yīng)向承接的物業(yè)服務(wù)人移交下列資料：

(1)竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，分幢分層平面圖和套型圖，物業(yè)區(qū)域內(nèi)道路、地下停車庫、配套設(shè)施、地下管網(wǎng)竣工圖等竣工驗收資料，規(guī)劃、消防、環(huán)保等主管部門出具的認可或者準許使用文件，并經(jīng)屬地建設(shè)(物業(yè))主管部門備案;

(2)設(shè)施設(shè)備的清單及其安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術(shù)資料;

(3)給水、供電、燃氣、通信、有線電視等準許使用文件；

(4)綠化竣工圖及施工、養(yǎng)護合同;

(5)分戶質(zhì)量驗收資料;

(6)電梯、電子監(jiān)控等設(shè)施準許使用文件;

(7)物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件;

(8)業(yè)主名冊和物業(yè)清單;

(9)有關(guān)代管的物業(yè)管理的款項及其他應(yīng)當(dāng)移交的票據(jù)和賬冊;

(10)物業(yè)管理所必需的其他資料;

(11)法律、法規(guī)所規(guī)定的其他應(yīng)提供的資料。

2.操作流程

（1）人員要求

至少有2名以上公證人員（其中至少有1名公證員）在場對資料進行清點并對移交過程進行保全證據(jù)。

（2）辦理流程

公證員對照資料清單對現(xiàn)場資料進行查看，是否存在缺漏。資料無誤后開始現(xiàn)場移交。

由交驗方代表和接管方代表按照清單順序?qū)ΜF(xiàn)場資料進行清點和移交。公證員在旁跟隨逐一對照清單，確認資料完備。1名公證人員負責(zé)對資料移交過程進行拍攝。

3.注意事項

物業(yè)服務(wù)人應(yīng)當(dāng)在前期物業(yè)服務(wù)合同終止時將上述資料移交給業(yè)主委員會。

未能全部移交上述所列資料的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)列出未移交資料的詳細清單，并書面承諾補交的具體時限。

（二）現(xiàn)場查驗階段

物業(yè)服務(wù)人接管物業(yè)時，應(yīng)當(dāng)對物業(yè)共用設(shè)備設(shè)施、物業(yè)共用部位、物業(yè)服務(wù)用房、設(shè)備設(shè)施用房等業(yè)主共有財產(chǎn)及相關(guān)場地、相關(guān)資料等進行查驗，作相應(yīng)記錄。

 1.查驗部分

（1）共有部分:一般包括建筑物的基礎(chǔ)、承重墻體、柱、梁、樓板、屋頂以及外墻、門廳、樓梯間、走廊、樓道、扶手、護欄、電梯井道、架空層及設(shè)備間等;

（2）共有設(shè)備:一般包括電梯、水泵、水箱、避雷設(shè)施、消防設(shè)備、樓道燈、發(fā)電機、變配電設(shè)備、給排水管線、電線及空調(diào)設(shè)備等;

（3）共有設(shè)施:一般包括道路、綠地、人造景觀、圍墻、大門、信報箱、宣傳欄、路燈、排水溝、渠、池、污水井、化糞池、垃圾容器、污水處理設(shè)施、機動車(非機動車)停車設(shè)施、休閑娛樂設(shè)施、消防設(shè)施、安防監(jiān)控設(shè)施、人防設(shè)施、垃圾轉(zhuǎn)運設(shè)施以及物業(yè)服務(wù)用房等。

（4）其他需要查驗的共有部分、共有設(shè)施設(shè)備。

2.抽樣規(guī)則

優(yōu)先選擇有消防水箱的建筑物進行查驗。

   3.操作流程

（1）人員要求

至少有2名以上公證人員（其中至少有1名公證員）在場對現(xiàn)場共有設(shè)施、共有設(shè)備、共用部位的查驗過程進行保全證據(jù)。

現(xiàn)場查驗過程可以邀請屬地鎮(zhèn)（街道）、社區(qū)、物業(yè)主管部門、業(yè)主委員會（尚未成立的除外）、業(yè)主代表參加。

（2）辦理流程

交驗方、接管方工作人員以及專業(yè)技術(shù)人員逐一對查驗部分進行核對、觀察、使用、檢測和試驗。公證人員通過數(shù)碼攝像機對上述過程進行全面拍攝并固定現(xiàn)狀。

公證人員應(yīng)當(dāng)就查驗過程形成現(xiàn)場記錄，包括查驗時間、項目名稱、參與人員、保全過程等內(nèi)容，現(xiàn)場查驗結(jié)束后由查驗人員進行簽字確認。

（三）注意事項

現(xiàn)場查驗應(yīng)當(dāng)綜合運用核對、觀察、使用、檢測和試驗等方法，重點查驗物業(yè)共有部分、共有設(shè)施設(shè)備按規(guī)劃設(shè)計配置的標準、數(shù)量、外觀質(zhì)量和使用功能。

查驗結(jié)果應(yīng)由物業(yè)承接相關(guān)各方當(dāng)場確認。對于承接查驗中發(fā)現(xiàn)的問題進行分類整理，提交給建設(shè)單位，由雙方協(xié)商約定具體的處理辦法和時間。處理完畢后，公證機構(gòu)依申請對整改項目再次查驗的過程進行保全證據(jù)。

（四）簽署物業(yè)承接查驗協(xié)議

承接查驗過程中未出現(xiàn)不合格情況，已符合移交條件的，且交驗方和接管方對前期編寫的物業(yè)承接查驗協(xié)議無異議的，雙方在公證員面前正式簽署物業(yè)承接查驗協(xié)議。  

建設(shè)單位和物業(yè)服務(wù)人編寫物業(yè)承接查驗協(xié)議應(yīng)當(dāng)對物業(yè)承接查驗基本情況、存在問題、解決方法及其時限、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等事項作出明確約定。

物業(yè)承接查驗協(xié)議的基本格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)參照《嘉興市物業(yè)承接查驗協(xié)議（示范文本）》，根據(jù)物業(yè)的實際情況編寫。

公證機構(gòu)應(yīng)對物業(yè)承接查驗協(xié)議內(nèi)容的真實、合法、充分進行審查。

八、出具公證書

現(xiàn)場保全完成后，公證處應(yīng)在15個工作日內(nèi)出具公證書。

公證機構(gòu)現(xiàn)場保全獲取的錄音錄像，后續(xù)應(yīng)刻錄光盤進行備份存儲。

查驗雙方簽署的物業(yè)承接查驗協(xié)議應(yīng)與刻錄的光盤一同附于公證書之后。

因不可抗力、補充證明材料或者需要重新查驗的，所需時間不計算在前款規(guī)定的期限內(nèi)，并應(yīng)當(dāng)及時告知當(dāng)事人。

公證機構(gòu)應(yīng)及時通知當(dāng)事人或其委托代理人領(lǐng)取公證書，可根據(jù)當(dāng)事人要求通過郵寄、直接送達等方式發(fā)送公證書。

九、公示階段

查驗雙方應(yīng)當(dāng)將物業(yè)承接查驗情況書面（公示）告知業(yè)主，即在小區(qū)顯眼位置公告欄進行張貼滿7日，使用水印相機拍照留存，并上傳至海納電子數(shù)據(jù)存證平臺進行存證。  

十、備案階段

查驗雙方應(yīng)于承接查驗合格物業(yè)交接后30日內(nèi)，向建設(shè)（物業(yè)）主管部門提交物業(yè)承接查驗保全證據(jù)公證書，辦理備案手續(xù)。

本細則自2024年9月30日起施行。

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